Format agenda systeembeoordeling
Het doel van de systeembeoordeling is het bepalen van de effectiviteit van het kwaliteitsmanagementsysteem (hebben wij een zinvol systeem, it helps us achieve our goals, hoe staan onze ‘leercirkels’ er voor e.d.).
- Nalopen acties op basis
van voorgaande systeembeoordeling
- Kwaliteitsaudits (internal and external)
Meeting documents: analysis performed audits and audit methodology
Op te stellen door: Beleidsadviseur
Te bespreken:
Inhoudelijk
- Welke audits zijn uitgevoerd, wat zijn bevindingen op hoofdlijnen, hoe staat het realiseren van verbeteracties naar aanleiding van de audits ervoor?
Methodisch
- Hoe effectief is de interne auditmethode: hoe hebben auditees de audits ervaren, hoe houden we de kwaliteit van auditor op peil, planning audits volgend jaar?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Klachten van cliënten
Meeting documents: overzicht klachten (hoeveel klachten, meest voorkomende, effectiviteit afhandeling, leereffect) en analyse werking klachtbehandelingsmethodiek
Op te stellen door: Zorgcoördinator
Te bespreken:
Inhoudelijk
- Hoeveel klachten afgelopen jaar, belangrijkste oorzaakcategorieën, welke verbetermaatregelen hebben we uitgevoerd?
Methodisch
- Hoe effectief is de klachtbehandelingsmethode: komen alle klachten daadwerkelijk op papier, is procedure handig, laten we leermogelijkheden liggen, wat gaan we er aan doen?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Waardering cliënten
Meeting documents:- Samenvatting/analyse van tevredenheidsgegevens (uit cliënt tevredenheidsonderzoek en evaluaties van zorg)
- Conclusies t.a.v. de gehanteerde onderzoeksmethodieken
Op te stellen door: Zorgcoördinator
Inhoudelijk
- Welk beeld over de tevredenheid van cliënten komt uit het drie-jaarlijks tevredenheidsonderzoek naar voren?
- Welk beeld over de tevredenheid van de cliënten komt uit de zorgevaluaties naar voren?
- Welk beeld over de tevredenheid van de cliënten komt naar voren uit
structurele / periodieke gesprekken die gevoerd worden met (een aantal)
bewoners waarin expliciet wordt besproken hoe de zorg wordt ervaren?
Methodisch
- Werkt het meten van tevredenheid via de zorgevaluatie goed?
- Het meten van zorg middels groepswaarderingsgesprekken. Daar waar de cliënt(in) niet in de mogelijkheid zijn tot het voeren van dit gesprek, kan dit plaatsvinden met een afvaardiging van de betrokken cliënt(in).
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de ingezette of lopende periode (wat/wie/wanneer) en de in te zetten/volgende periode?
- Evaluaties van zorg
Meeting documents: analyse
van de mate waarin de zorgdoelen zijn gerealiseerd en het verloop van het
proces van zorgevaluatie.
Op te stellen door: Zorgcoördinator
Te bespreken:
Inhoudelijk
- Zijn de zorgdoelen gerealiseerd (samenvattende analyse van jaarlijkse evaluaties van de zorg)?
Methodisch
- Hebben we de juiste methodiek voor het evalueren van de zorg?
- Hebben we de juiste methodiek voor het inzichtelijk maken van het proces van zorgevaluatie.
Acties
Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Goals
Meeting documents: analyse
van de mate waarin de doelen in het jaarplan zijn gerealiseerd.
Op te stellen door: Directeur/bestuurder
Te bespreken:
Inhoudelijk
- Zijn de doelen uit het jaarplan gerealiseerd?
Methodisch
- Hebben we de juiste doelstellingen, kwaliteitskenmerken en procesindicatoren en wordt de realisatie ervan voldoende bewaakt?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Incidenten, afwijkingen en verbetervoorstellen
Meeting documents: analyse MRIC’s (MRIC en verbetermatrix)
Op te stellen door: Zorgcoördinator
Te bespreken:
Inhoudelijk
- Wat zijn trends in meldingen of wat zijn opvallende meldingen en zijn deze goed afgehandeld?
Methodisch
- Hoe effectief zijn we in het registreren van meldingen, in het onderzoeken van oorzaken en in het nemen van structurele verbetermaatregelen?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Leveranciersbeoordeling (verbetermatrix)
Meeting documents: samenvatting registraties van afwijkende leveringen en leveranciersbeoordeling
Op te stellen door: Teamleider services en zorg
Te bespreken
Inhoudelijk
- Hebben leveranciers geleverd conform afspraak, zijn er acties richting een leverancier noodzakelijk?
Methodisch
- Hebben we de juiste kritische leveranciers bepaald, worden alle tekortkomingen zorgvuldig geregistreerd en wordt de leveranciersbeoordeling consequent uitgevoerd?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Risico’s en kansen
Meeting documents: analyse mate van effectiviteit van de uitgevoerde acties
Op te stellen door: Beleidsadviseur
Te bespreken
Inhoudelijk
- Welke maatregelen zijn uitgevoerd met het oog op de risico’s en kansen, wat zijn de bevindingen op hoofdlijnen?
Methodisch
- Hoe effectief zijn de uitgevoerde acties die opgepakt zijn met het oog op de risico’s en kansen ?
Acties
- Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
- Eindconclusie effectiviteit kwaliteitsmanagement
- Wat voor ontwikkelingen kunnen in de komende periode invloed hebben op het kwaliteitssysteem (b.v groei, samenwerkingen, organisatieontwikkelingen, verandering in dienstverlening, wijziging wetgeving)?
- Is het een zinvol systeem, helpt het ons onze doelen te bereiken, hoe staan onze ‘leercirkels’ er voor, werkt het optimaal?
Acties Verbeteracties inhoudelijk en/of methodisch voor de volgende periode (wat/wie/wanneer)?
